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Geltungszeitraum von: 21.01.1993

Geltungszeitraum bis: 01.04.2014

Verwaltungsanordnung
über das Siegel- und Beglaubigungsrecht kirchlicher Körperschaften des öffentlichen Rechtes
(Siegelverwaltungsvorschrift)1#

Vom 15. Dezember 19922#

(KABl. 1993 S. 25, 44)

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A. Verwendung des Kirchensiegels im kirchlichen Bereich

( 1 ) Zur Ausübung ihrer Rechte nach Artikel 140 Grund­gesetz in Verbindung mit Artikel 137 Weimarer Reichs­verfassung führen die kirchlichen Körperschaften und ihre Organe ein Siegel, das vorwiegend zur Verwendung im innerkirchlichen Bereich bestimmt ist.
Die Verwen­dung des Kirchensiegels ist in folgenden kirchlichen Angelegenheiten vorgesehen bei:
  1. der Ausstellung von Urkunden, durch die Rechte und Pflichten begründet, anerkannt oder verändert werden sollen,
  2. der Erteilung von Vollmachten,
  3. amtlichen Auszügen aus Kirchenbüchern und Proto­kollbüchern,
  4. der Beglaubigung von Abschriften, Fotokopien von Urkunden und sonstigen Schriftstücken zur Verwen­dung im kirchlichen Bereich,
  5. Schriftstücken von besonderer Wichtigkeit bei der Durchführung des Geschäftsverkehrs (§ 44 Absatz 2 Kirch­gemeindeordnung).
( 2 ) 1 In anderen Fällen, wenn es durch kirchliche und staatliche Vorschriften angeordnet oder anerkannt ist oder der herkömmlichen Übung entspricht (vergleiche z. B. § 45 Absatz 4 Kirchgemeindeordnung im Falle der Ein­ziehung von Kapitalien der Kirchgemeinden oder Kir­chen zur Unterzeichnung von Quittungen, Löschungs­bewilligungen und Abtretungserklärungen). 2 Nach § 45 Absatz 2 Kirchgemeindeordnung sind bei allen Rechtsge­schäften, für die der Kirchgemeinderat nach der Kirchge­meindeordnung und der Finanzordnung zuständig ist und die einer kirchenaufsichtlichen Genehmigung be­dürfen, die WilIenserklärungen nur rechtsgültig, wenn sie von beiden Vorsitzenden des Kirchgemeinderates gemeinsam oder von einem der beiden Vorsitzenden und einem anderen Mitglied des Kirchgemeinderates abge­geben werden. 3 Wenn bei Urkunden, sonstigen Schrift­stücken oder Beglaubigungen durch die örtliche Kirche oder eine Kirchgemeinde das Siegel zu führen ist, darf dies nur durch den Pastor erfolgen (§ 44 Absatz 2 Satz 2 Kirchgemeindeordnung).
( 3 ) Im übrigen finden die kirchlichen Ordnungen zum Siegelwesen Anwendung.
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B. Verwendung von Kirchensiegeln im staatlichen und privaten Bereich

( 1 ) 1 Nach den §§ 33 und 34 des Verwaltungsverfahrensgeset­zes des Bundes (VwVfG) vom 25. Mai 1976 (Bundesgesetz­blatt I S. 1749) wird die Vornahme amtlicher Beglaubi­gungen von Abschriften und Unterschriften durch kirch­liche Körperschaften im außerkirchlichen Bereich nicht geregelt. 2 Auch wenn mit Kirchensiegeln versehene Be­glaubigungen außerkirchlich anerkannt werden, sollten sie aus folgenden Gründen nur mit Zurückhaltung erfol­gen und in der Regel nicht vorgenommen werden:
  1. Die Beglaubigung von staatlichen oder privaten Ur­kunden oder Unterschriften gehört in der Regel nicht zum pfarramtlichen Auftrag.
  2. Bei der Siegelführung und Vornahme von Beglaubi­gungen sind die Bestimmungen dieser Verfügung zu beachten.
  3. Bei der Vornahme von amtlichen Beglaubigungen ist zu bedenken, dass eine Beglaubigung, die die Echtheit einer Unterschrift oder eines Handzeichens oder die Richtigkeit einer Abschrift in der dafür vorgeschriebe­nen Form bei voller Beweiskraft amtlich bezeugt (öffent­liche Beglaubigung), in der Regel nur den Notaren und sonstigen staatlich ermächtigten Stellen zusteht. Nur diese Beglaubigungen haben volle Beweiskraft im Sinne des § 415 Absatz 1 der Zivilprozessordnung.
  4. Die Beweiskraft der amtlichen Beglaubigung beschränkt sich grundsätzlich auf den in dem Beglaubigungsvermerk angegebenen Verwendungszweck. Amtliche Beglaubi­gungen durch Organe der Kirche sind im Sinne des § 45 Beurkundungsgesetz nur gleichwertige Beglaubigungen, wenn sie staatlichen Beglaubigungsformen entsprechen.
  5. Bei unrichtigen Beglaubigungen (z. B. durch Täuschung oder Irrtum oder bei Formverstößen) sind Haftungs­rückgriffe gegenüber dem Beglaubigungs- und Siegel­führer sowohl nach strafrechtlichen als auch nach zivil­rechtlichen Vorschriften möglich.
  6. Grundsätzlich sind für Beglaubigungen von Abschrif­ten und Unterschriften und die Ausstellung von Lebens­bescheinigungen in Rentenangelegenheiten die amtlichen Stellen der kommunalen bzw. staatlichen Verwal­tungen zuständig.
  7. Von Personenstandsurkunden, die jederzeit beschaff­bar sind, dürfen keine Abschriften beglaubigt werden, weil diese Urkunden aus sogenannten fortgeschriebenen Registern ausgestellt werden und der Inhalt der Urkun­de daher nicht immer der Sachlage am Tage der Beglau­bigung entsprechen kann. In diesen Fällen ist immer an das zuständige Standesamt zu verweisen.
  8. Die Nummern 6 und 7 gelten nicht für die Beglaubi­gungen von Abschriften eigener Schriftstücke und Urkunden aus den eigenen Kirchenbüchern.
  9. DieVorschriften über die Beglaubigung von Abschrif­ten gelten entsprechend für Ablichtungen, Fotokopien und ähnliche in (foto-)technischen Verfahren herge­stellten Vervielfältigungen und Schriftstücke.
  10. Grundsätzlich gilt, dass Abschriften von kirchlichen Stellen nicht beglaubigt werden dürfen, wenn durch eine staatliche Rechtsvorschrift die Erteilung beglaubigter Abschriften aus amtlichen Registern und Archiven, z. B. aus Liegenschaftskatastern, anderen Behörden ausschließ­lich vorbehalten ist.
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C. Vorgehen bei Beglaubigungen im kirchlichen Bereich

Folgendes ist zuvor zu beachten:
  • Handelt es sich um eine kirchliche Angelegenheit?
  • War zur Regelung der Angelegenheit eine Beschlussfas­sung des Kirchgemeinderates oder eines sonstigen kirch­lichen Organs erforderlich?
  • Ist die Beschlußfassung ordnungsgemäß erfolgt?
  • Handelt es sich bei dem zu verwendenden Siegel tat­sächlich um das Siegel der örtlichen Kirche oder des sonstigen kirchlichen Rechtsträgers? Hier kann insbe­sondere bei Vereinigung und Verbindung von Kirchge­meinden (§ 13 Kirchgemeindeordnung) versehentlich das Siegel mit dem einer nicht betroffenen Kirchgemein­de verwechselt werden.
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D. Verfahren bei Vornahme von Beglaubigungen

1. Bei Beglaubigungen von Unterschriften
Die Beglaubigung von Unterschriften soll grundsätzlich nur im innerkirchlichen Bereich erfolgen, da im außer­kirchlichen Bereich dazu in der Regel eine öffentliche Beglaubigung (§ 126 BGB) erforderlich ist, die nur von Notaren und sonstigen staatlich ermächtigten Stellen vorgenommen werden kann.
Die Beglaubigung bedarf folgender Voraussetzungen:
  • Die zu beglaubigende Unterschrift muss in Gegenwart des beglaubigenden Pastors oder sonstigen Siegelführungsberechtigten vollzogen werden.
  • Der Unterzeichnende muss sich durch Vorlage eines gültigen Personalausweises oder Passes legitimieren oder persönlich hinreichend bekannt sein.
  • Die Beglaubigung von Blankounterschriften (ohne zu­gehörigendem Text) ist nicht zulässig.
  • Besteht das unterzeichnete Schriftstück aus mehreren Blättern, so sind diese fest miteinander zu verbinden, so dass ihre Trennung ohne merkbare Beschädigung nicht möglich ist. Sie sind an der Verbindungsstelle zu siegeln; im Beglaubigungsvermerk ist die Anzahl der Blätter an­zugeben. Der Beglaubigungsvermerk muss die Dienst­stelle angeben, bei der die Beglaubigung vorgelegt wer­den soll.
  • Eine Abschrift oder Kopie des vollen Umfangs des beglaubigten Schriftstücks einschließlich des Beglaubigungs­vermerks in seinem vollen Wortlaut ist in eine gesondert zu führende Akte aufzunehmen.
  • Der Empfänger der Beglaubigung wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass keine Gewähr dafür übernom­men wird, dass die Beglaubigung in jedem Fall auch von staatlichen und sonstigen außerkirchlichen Stellen aner­kannt wird.
  • Bei Unterschriftsbeglaubigungen soll folgendes Muster als Beglaubigungsvermerk verwendet werden:
„Die vorstehende Unterschrift ist von ________________________________________
(Vorname, Familienname, ggf. Geburtsname) Wohnhaft in ______________________________________
(Ort, Straße, Hausnummer)
persönlich bekannt/ausgewiesen durch_________________________________
(Personalausweis oder Pass, Ausstellungsdatum, Aus­steller, Ausweisnummer) vor mir vollzogen worden.
Dies wird hiermit beglaubigt, die Blattzahl des Schrift­stückes beträgt ________. Die Bescheinigung wird nur zur Vorlage bei _________________(Behörde oder Stelle) erteilt.
________ ,den________
(Siegel)
(siegelführende Dienststelle, Unterschrift)“.
2. Beglaubigung von Abschriften und Kopien
Bei Beglaubigungen von Abschriften und Kopien ist folgendes zu beachten:
  • Abschriften dürfen nicht beglaubigt werden, wenn das Original nicht vorliegt, sondern lediglich eine Kopie oder eine Abschrift des Originals.
  • Abschriften dürfen weiterhin nicht beglaubigt werden, wenn Umstände zu der Annahme berechtigen, dass der ursprüngliche Inhalt des Schriftstückes, dessen Abschrift beglaubigt werden soll, gesondert worden ist. Das gilt insbesondere, wenn das Schriftstück Lücken, Durch­streichungen, Zusätze, Änderungen, unleserliche Wor­te, Spuren der Beseitigung von Wörtern, von Zahlen oder Zeichen enthält, oder wenn der Zusammenhang eines aus mehreren Blättern bestehenden Schriftstücks aufgehoben ist.
  • Besteht die Abschrift aus mehreren Blättern, so sind diese so fest miteinander zu verbinden, dass ihre Tren­nung ohne merkbare Beschädigung nicht möglich ist. Die Blätter sind an der Verbindungsstelle zu siegeln. Im Beglaubigungsvermerk ist die Anzahl der Blätter anzu­geben.
  • Der Empfänger der Beglaubigung wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass keine Gewähr dafür übernom­men wird, dass die Beglaubigung von staatlichen oder sonstigen außerkirchlichen Stellen anerkannt wird.
  • Vorstehendes gilt für Kopien entsprechend.
  • Eine Abschrift oder Kopie der vollständig beglaubigten Schriftstücke mit dem vollständigen Beglaubigungsver­merk ist in eine gesondert zu führende Akte aufzuneh­men.
  • Bei Beglaubigungen von Abschriften oder Kopien soll folgendes Muster als Beglaubigungsvermerk verwendet werden:
„Hiermit wird amtlich beglaubigt, dass die vor/umstehen­de Abschrift/Ablichtung mit der vorgelegten Urschrift/beglaubigten Abschrift/Ablichtung der/des_______________ (genaue Bezeichnung des Schriftstücks) übereinstimmt.
Die Blattzahl des beglaubigten Schriftstücks beträgt____.
­Die Beglaubigung wird nur zur Vorlage bei _________________(Behörde oder Stelle) erteilt.
________ ,den ________
(Siegel)
(siegelführende Dienstelle und Unterschrift)“.
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1 ↑ Red. Anm.: Die Verwaltungsvorschrift trat gemäß Nummer 6.2 der Verwaltungsvorschrift zur Anwendung des Verwaltungsverfahrens- und -zustellungsgesetzes der Evangelischen Kirche in Deutschland (VVZG-EKDVwV) vom 26. Februar 2014 (KABl. S.178) mit Ablauf des 1. April 2014 außer Kraft. Sie galt zuvor gemäß Teil 1 § 2 Absatz 2 des Einführungsgesetzes vom 7. Januar 2012 (KABl. S. 30, 127, 234) in der jeweils geltenden Fassung auf dem Gebiet der ehemaligen Ev.-Luth. Landeskirche Mecklenburgs weiter, soweit sie der Verfassung, dem Einführungsgesetz und den weiteren von der Verfassunggebenden Synode beschlossenen Kirchengesetzen nicht widersprach und im Einführungsgesetz keine abweichende Regelung getroffen wurde.
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2 ↑ Red. Anm.: Die Verwaltungsvorschrift wurde ohne Inkrafttretensdatum bekannt gemacht. Sie trat mangels einer abweichenden Regelung mit dem Tag ihrer Bekanntmachung am 21. Januar 1993 in Kraft.